In English
THE PROJECT EXPERT’S ADVICE
"There is a structure, and you need to learn to understand it"
Kairi Jõesalu is a person with great work capacity. She knows the art of turning ideas into plans and systems. She has many years of experience in contributing to development in companies and municipalities. She has helped with project planning and applications in many different areas and has up to 500 project applications on the merit list.
“I am inspired by other people's ideas and share what I think can make a difference”, Kairi says.
She has worked for both the Estonian Chamber of Commerce and the Estonian Ministry of Finance. In 2011, she moved to Åland to work within the Central Baltic programme 2007-2013. And now she has been the Financial Manager for the largest CB project so far: Smart Marina, with Ålands Utveckling AB as lead partner and a budget of € 8 million. And everyone involved knows that without Kairi, processes would not have passed so smoothly.
There is a structure, and you need to learn where to find the information and how to interpret it
“The EU world is reminiscent of the legal world. There is a structure, but you need to learn where to find the information and how to interpret it. Otherwise you will get lost", says Kairi.
I asked Kairi what to think about when you want to be involved in international projects, and here is her advice:
1. Be realistic about what you want to do and how
2. Meet your intended partners and create the project together even though you do not yet know if it will be something – it makes possible realization much easier
3. During the journey: List everything you do and everything you have to do according to half-year periods
4. Have a clear division of responsibilities and follow up that things are done
5. Be proactive and solve problems and challenges as soon as they arise
6. Build a clear structure for archiving. You may need a special document after 20 months when someone new joins the team – and then it's important to find it.
We all have the same amount of time: 24 hours a day. However, some of us seem to get more done than others. Clear planning creates an overview and security, says Kairi. It also creates room for the unexpected – for such things will always come. Clear structure and good routines also make it easier to change staff, for example.
Here is her best advice for both efficiency and well-being:
1. Reply to all emails within two days - keep your inbox empty
2. Make time to read relevant documents - stay up to date
3. Take time to develop the tools needed - it makes it easier in the long run
4. Educate yourself, learn more - and share what you can
5. Follow up, check all deadlines and all things that should be ready, so that the schedule holds
6. Evaluate, set milestones for your own work and the project - as part of the risk analysis
7. Make an appointment for reporting - make sure you know the rules. If you have done everything mentioned above, the reporting is easy with all costs under control, all appendices in condition, etc.
8. Take time for yourself - recover by doing something completely different, gather new energy. Be true to yourself, and smile.
Maybe this list is still something more than a TO DO list. Between the lines, I glimpse her approach to life: the ability to maintain an open and generous mind.
Kairi sums it up in 3 Hs: happy, honest and hardworking.
På svenska
PROJEKTEXPERTENS RÅD
Kairi Jõesalu är en person med stor arbetskapacitet. Hon kan konsten att omvandla idéer till planer och system. Hon har mångårig erfarenhet av att bidra till utveckling i företag och kommuner. Hon har hjälpt till med projektplanering och -ansökningar inom många olika områden och har uppemot 500 projektansökningar på meritlistan.
- Jag inspireras av andra människors idéer och delar med mig av det jag tror att kan göra skillnad.
Hon har arbetat vid både Estlands Handelskammare och Finansministerium.
2011 flyttade hon till Åland för att jobba inom det dåvarande Central Baltic-programmet. Hon har nu varit Financial Manager för Central Baltic-programmets hitintills största projekt: Smart Marina, med Ålands Utvecklings AB som ansvarig projektägare och en budget på 8 miljoner €.
Och det vet alla inblandade, att utan Kairi skulle det inte löpa på så smidigt.
”Det finns en struktur, och du behöver lära dig förstå den”
- EU-världen påminner om juristvärlden. Det finns en struktur, men du behöver lära dig var du hittar informationen och hur du skall tolka den. Annars tappar du bort dig, säger Kairi.
Jag frågade Kairi vad man bör tänka på när man vill driva eller vara partner i ett internationellt projekt, och det här är hennes råd:
- Var realistisk med vad du vill göra och hur
- Träffa dina tilltänkta partner och skapa projektet tillsammans också fastän ni ännu inte vet om det blir något – det gör eventuellt förverkligande mycket lättare
- Under resans gång: Lista allt du/ni gör och allt ni skall göra enligt halvårsperioder
- Ha tydlig ansvarsfördelning och följ upp att saker blir gjorda
- Var proaktiv och lös problem och utmaningar så fort de dyker upp
- Bygg upp en klar struktur för arkivering. Du kanske behöver ett speciellt dokument efter 20 månader när någon ny kommer in i teamet – och då gäller det att hitta det.
Vi har alla lika mycket tid: 24 timmar i dygnet. Somliga av oss tycks dock få mera gjort än andra.
En tydlig planering skapar överblick och trygghet, menar Kairi. Då finns det också utrymme för det oväntade – för sådant kommer alltid.
Tydlig struktur och bra rutiner underlättar också om vid till exempel byte av personal.
Det här är hennes bästa råd för både effektivitet och välmående:
- Svara på alla mail inom två dagar – håll inboxen tom
- Reservera tid för att läsa relevanta dokument – håll dig uppdaterad
- Ta tid för att utveckla de verktyg som behövs – det underlättar på lång sikt
- Utbilda dig, lär dig mer – och dela med dig av det du kan
- Följ upp, kontrollera alla deadlines och alla saker som skall vara klara, så att tidsplanen håller
- Utvärdera, sätt ut milstolpar för ditt eget arbete och projektets - som en del av riskanalysen
- Reservera tid för rapportering – se till att du känner till reglerna. Har du gjort allt som nämnts här ovan, går rapporteringen lätt med alla kostnader under kontroll, alla bilagor i skick, osv
- Ta tid för dig själv – återhämta dig genom att göra något helt annat, samla ny energi. Var sann mot dig själv, och le.
Kanske är den här listan ändå något mer än en TO DO-lista. Mellan raderna skymtar jag ett förhållningssätt till livet: förmågan att bevara ett öppet och generöst sinne. Och hon sammanfattar det själv: 3 H att bära med sig.
Happy. Honest. Hardworking.
